Como continuación de mi anterior blog del 6 de septiembre, seguiré centrándome en técnicas específicas que pueden ayudarte a cumplir los plazos, reducir los retrasos y aumentar la productividad.
Establece objetivos claros y prioriza las tareas
Establecer objetivos a corto o largo plazo son los cimientos de una gestión eficaz del tiempo. Si sabes lo que es importante y puedes identificar lo que no es urgente, la mitad de la batalla está ganada. Las tareas críticas deben hacerse primero, mientras que las actividades menos urgentes pueden dejarse de lado.
Tanto si te dedicas a la sanidad, la educación, la empresa o cualquier otro campo, los principios siguen siendo los mismos. Ser puntual es una ventaja profesional. Aquí tienes 3 métodos que puedes utilizar para mejorar tu puntualidad.
Tiempo de espera entre citas
En referencia a la entrada del blog Parte 1 [The Time Management Practitioner versus A Person with Time Blindness] el médico del que he hablado puede mejorar su horario. Estoy siendo neutral en cuanto al género. El médico puede crear un «Tiempo de Amortiguación» entre las citas. Programando entre 15 y 20 minutos más entre las citas de cada paciente, tendrá flexibilidad en caso de que una cita se alargue más de lo previsto. Como mencioné en mi blog anterior del 6 de septiembre de 2024, este médico tiene cualidades excelentes y no cambiaría de médico. Sin embargo, siguiendo el lema de las Girls Scouts que dice: Prepárate, siempre llevaré conmigo material de lectura cuando tenga una cita médica con este médico.
El Tiempo de Espera entre citas es vital. Por ejemplo, mientras escribo hoy este blog, he planeado un Tiempo de Espera para mi día de recados en Manhattan. He salido de casa a las 10.45 h para una cita con el dentista a las 14.30 h. Te preguntarás: «¿Por qué? Bueno, tengo previsto hacer otros 2 recados antes de llegar a la consulta del dentista. El primer recado me llevó a la zona de la Primera Avenida y la calle 57, y el siguiente a la Tercera Avenida y la calle 43.
Al salir de mi residencia de Brooklyn a las 10:45 de la mañana, introduzco B.T. o Tiempo de Amortiguación en mi día para llegar sin estrés a mi cita con el dentista. De hecho, dejé tanto tiempo extra o Buffer Time en mi horario que pude lograr más cosas y no es una pérdida de tiempo tener tiempo extra entre una cita y otra. Ahora, vuelvo a pensar en la verdadera razón por la que estoy aquí en Manhattan. Tengo una muela agrietada. Sólo pensar en oír el ruido del taladro me basta para tener miedo y temer llegar a tiempo. No obstante, llegué a las 14.15 para mi cita con el dentista de las 14.30.
Utiliza herramientas de control del tiempo
Hay varias herramientas disponibles para ayudarte a controlar el tiempo y gestionar los horarios de forma eficaz. Utilizar calendarios digitales, aplicaciones de programación o incluso un simple cronómetro puede ayudarte a controlar el tiempo que dedicas a una tarea concreta. También puede ayudarte a rendir cuentas. Un temporizador con un timbre audible que suene con un ring puede avisarte de cuánto tiempo ha transcurrido. De este modo, puedes decidir si quieres continuar con tu tarea o pasar a otra actividad. Por ejemplo, cuando escribo mis blogs o si estoy realizando cualquier otra tarea en la que quiero saber cuánto tiempo llevo trabajando en ella, utilizo el Temporizador visual de 60 minutos de Secura. Para las personas que prefieren lo digital, tener un iPhone es muy práctico. Puedes crear un temporizador de cuenta atrás con el mismo propósito en cualquier momento.
Otra herramienta eficaz para ser productivo es utilizar el Planificador de Enfoque Total de Michael Hyatt. Si te centras en las 3 tareas más importantes que debes realizar cada día, serás más productivo a la hora de alcanzar tus objetivos. Yo misma utilizo este planificador y he descubierto que me ha ayudado a ser más productiva. Mi novela, Tiempo y consecuencias www.timeandconsequences.com se publicará a finales de este año en español.
¿Has leído algún buen libro últimamente?
En el siglo XXI, tenemos que revisar periódicamente cómo empleamos nuestro tiempo. Es crucial para la planificación a largo plazo y la superación personal. Al final de cada semana, hay que dedicar unos minutos a hacer un resumen rápido de los logros. Hazte las siguientes preguntas:
- ¿Hubo algún tipo de retraso que hubieras podido evitar?
- ¿Qué tarea(s) podrías haber hecho de forma diferente para que tu vida fuera más fluida?
- ¿Qué ha ido bien?
Como ávido lector, disfruto aprendiendo sobre diferentes métodos para convertirme en un profesional de la gestión del tiempo. He leído el libro de Charlie Gilkey titulado Empieza a terminar: Cómo pasar de la idea al hecho. Este libro informativo proporciona varias hojas de trabajo que puedes poner en práctica en tu horario de inmediato, como he hecho yo.
Conclusión
Ser un profesional de la gestión del tiempo requiere un esfuerzo deliberado y una práctica constante. Entender cómo distribuir el tiempo eficazmente y hacer ajustes, cuando sea necesario, para completar las actividades de mayor prioridad. A veces, dejar sin hacer las tareas menos urgentes puede ser lo esencial. (Otro blog a seguir sobre este tema de lo que es realmente esencial) Aprendiendo tanto de los éxitos como de los fracasos, es probable que una persona pueda afinar sus habilidades y superar la ceguera del tiempo para llevar una vida más organizada y productiva.
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M. Lauryn Alexander es la propietaria de Success Essentials Publishing Company Inc y Success Essentials Inc
